採用難の時代だからこそ、既存社員の生産性を最大化する！

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昨今、中小企業にとっては採用難と言われる時代に入っており、優秀な人材の採用、採用後の定着が難しくなってきております。

また、以前からお伝えしている通り、業界は寡占化が進み大手企業や地域一番店クラスの企業以外は伸び悩んでいる状況です。

今回はそういった背景もあり、まずは既存の社員のみでどこまで生産性を上げれるのか。
そして具体的に賃貸管理会社の生産性を上げるために取り組むべき手順についてお伝えさせていただきます。

【まずは部門ごとの生産性指標を理解しましょう】

以前にもお伝えした内容にはなりますが、まずは賃貸管理会社で部門ごとに目指すべき生産性に指標について再確認していきましょう。

１）賃貸仲介部門：粗利生産性1,200万円
昨今ポータルサイトの広告宣伝費は、オプション利用の推奨が進み、増加傾向となっております。
また、部門内での分業化が進み、Web掲載担当、反響対応担当、契約・重説担当などのバックオフィス人員も増加傾向にあります。そのため1営業マンに求められる粗利目標、契約本数も増えているかと思いますが、部門の損益分岐点を把握し、きちんと利益の残る組織を目指していきましょう。

２）賃貸管理部門：粗利生産性1,500万円
資材価格や住宅設備価格の高騰が進んでいますが、オーナーから値上げに関する理解を得ることができないと、粗利を確保することが難しくなってきています。ただ、世の中全体で築古物件の割合は増えているため、修繕の提案ができる物件はまだまだあるはずです。また、細かい話ですが、各手数料の外税化や各項目の単価の見直し等も実施し、利益が残る体制を目指していきましょう。

３）売買仲介部門：粗利生産性1,800万円（地方商圏）　粗利生産性2,400万円（都市部）
あくまで収益物件の売買ではなく、実需の売買の話ですが、こちらも賃貸仲介同様、販管費内の広告宣伝費が占める割合は非常に大きいです。また、エリアによって物件単価が異なるため、地方商圏と都市部では目指すべき生産性も違います。いずれにせよ、取り扱い物件の量×質×鮮度が重要なため、仕入れの行動量、商品化（値下スケジュールの設定）及び物件情報の更新が重要な指標となります。

【生産性を上げるためのSTEP①】

生産性を上げるために、企業がよく取り組む施策としてシステムを導入することがあげられます。

しかし、多くの場合はシステムを入れる以前に取り組むべきことがあるのに気づいておりません。
それが何かというと、『入力癖』を付けることです。

せっかくシステムを導入したのに、全然数値が入力されず結局利用しなくなった･･･という経験はありませんでしょうか？

紙でもエクセルでも同様ですが、まずは『数字の集計、行動量の集計が当たり前にできる風土にする』ということが先決です。
特に40代以上のベテラン社員が多いと、「自分でメモをとっているから」「頭の中に入っているので」といったような数値管理をしているケースが目立ちます。この場合、部門長が朝礼や夕礼時に数値入力する時間を確保し、その場で入力させる等の対策をうってください。それを反復継続していくうちに、数値を集計するのが当たり前になり、それが組織の風土になっていきます。

【生産性を上げるためのSTEP②】

上記した通り、数字の集計、行動量の集計が当たり前にできる風土が組成できた段階で、システムやツールの導入を検討しましょう。
その上で、より効率的に業務を行えるよう仕組みを構築する必要があります。

ポイントは『費用対効果』です。
そのシステムやツールを導入することによって、誰がどのくらいの業務時間を削減でき、空いた時間を営業に充てることによってどれだけ売上を上げることができるか？もしくはどれだけコストを削減できるか？というところまで考える必要があります。

ただコストがかかるだけの手段は悪手になりかねませんので注意が必要です。

直近であった事例をあげますと、コールセンターで解決できない案件の電話が多く入ってしまい、コールセンターの利用料が負担になっていたという会社がありました。その際に、IVRを導入したことで、自社でしか解決できない案件は直接自社に電話がくるようルールを設定しなおしました。
その結果、IVRの利用料は月額6～7万円かかっていますが、コールセンターの利用料金が月額で15万円～20万円程削減できました。

また、IVRを導入をきっかけに、コールセンターの運用ルールも見直し、
小修繕が発生する際に、「コールセンター⇒自社⇒施工業者」の流れだった業務フローを「コールセンター⇒施工業者」で完結できるように再設定しました。その結果、オーナー提案の件数が伸び、工事売上が大きくアップしました。

【生産性を上げるためのSTEP③】

より効率的に業務を行えるよう仕組みを構築できたら、誰でも同様のことができるように『マニュアル化・ルール化』していきましょう。

中小企業は業務が人に依存する傾向があります。しかし、前述したように、昨今は人材の定着も難しくなっているため、営業マンの離職後に業務が回らなくなってしまうということが発生してしまいます。

それを防ぐためにも、業務マニュアルの作成を行い、誰でもできる業務フローの構築を行う必要があります。
賃貸管理会社の事務仕事はルーティンワークの比重が高いため、このあたりは導入したシステムをうまく活用できている状態で正しいフローを構築していきましょう。

★賃貸管理の生産性向上2026年版★

いかがでしたでしょうか。
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本テーマに課題のある経営者様はじめ、ご興味のある方のご参加をお待ちしております。
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